Dica Como Organizar Seu Evento

Uma boa palestra,

além de um bom palestrante, requer certa organização e preparo.

Água e copos
Palestrantes lubrificam suas gargantas regularmente com água sem gás e sem gelo. Água gelada contrai as cordas vocais e água gasosa causa alguns pequenos desastres.

Ar Condicionado
Por melhor que seja, nenhum palestrante consegue competir com um ar condicionado barulhento e sair vencedor. Verifique antes o local do evento com o ar condicionado funcionando.

Autoridades
Chamar autoridades à mesa um por um, além de anacrônico é um desrespeito ao tempo precioso da platéia. Autoridade já começa na mesa.

Fotografias
Flashes no rosto do palestrante o tornam momentaneamente cego. Como no teatro, não é considerado elegante tirar fotos durante a palestra. Combine para tirar no início.

Local
As melhores palestras acontecem quando há espaço para o palestrante se movimentar entre a platéia.

Imprensa

Muitos organizadores querem ter ampla cobertura da imprensa. Por outro lado, quando um palestrante percebe um jornalista anotando "ipses literis" o que diz, o ritmo da palestra cai instantaneamente para uma fala mais pausada, onde cada palavra é pensada e controlada. Não é possível dar uma palestra e uma boa entrevista ao mesmo tempo. Separe as duas coisas, dando uma coletiva à imprensa antes do evento, liberando, assim, os jornalistas que precisam voltar correndo às redações.

Luz
Platéias e palestrantes precisam ser muito bem iluminados. O show deve ser sempre o palestrante, nunca suas transparências ou slides. Jamais escureça o palestrante para que a platéia possa ver as transparências ou slides. Platéias no escuro dormem e não ficam atentas.

Nervosismo
Palestrantes normalmente estão tensos antes de uma palestra, acumulam adrenalina necessária para um bom desempenho. Podem não demonstrar, mas estão nervosos. Portanto, luvas de pelica antes da palestra, porque eles reagem como verdadeiras prima-donas.Depois da palestra, tudo volta ao normal.

Platéia
Sala para 200 pessoas onde só aparecem 120 cria alguns problemas de comportamento. No primeiro sinal de que a sala não irá encher, isole com fita crepe as últimas 5 fileiras, ou tantas quantas forem necessárias obrigando todos a se sentarem juntos e na frente. Caso contrário, as últimas fileiras lotam primeiro, e os retardatários irão atrapalhar seu evento procurando os assentos na frente.

Multimidia e Retroprojetores
Apesar dos avanços eletrônicos com computadores e datashows, às vezes retroprojetores também são a solução. Computadores requerem que se apaguem as luzes, ambiente propício para a platéia cochilar.

Computadores devem vir acoplados com um drive CD, controle remoto ou mouse sem fio e programa PowerPoint. Providenciar uma tomada no púlpito e cabo serial extra para equipamento particular do palestrante.
O retroprojetor deve ter muita luz, 6.000 a 8.000 lúmens, como por exemplo o 3M 9800, 3M 9700, 3M 9550 ou o 3M 9200, nesta ordem de preferência. Limpe o pó acumulado dos vidros, embora um bom palestrante normalmente chega com 1 hora de antecedência para verificar esses detalhes.
A mesa do equipamento deve ser três vezes maior que o aparelho, ou seja deveriam caber três aparelhos lado a lado (tamanho: mais ou menos 2m x 1m).

Como Escolher Um Bom Palestrante

Um bom palestrante pode ser a diferença entre um evento bem sucedido ou não. Nos Estados Unidos, o palestrante chave é chamado de key note speaker, o que significa que ele dará o tom para todo o resto do evento.
Vale a pena escolher meticulosamente o palestrante que dará o tom inicial ao seu evento porque ele pode criar um clima de aceitação favorável aos palestrantes seguintes e às mensagens que se deseja transmitir.
Um palestrante inicial amador e inexperiente pode jogar por terra toda a programação do dia.

Histórico de comprometimento e pontualidade

Este é um critério que poucos pensam em verificar, um famoso palestrante que chega atrasado de nada serve.
Trinta por cento dos palestrantes que aceitam palestras sem remuneração, acabam cancelando. A porcentagem para políticos e ministros é sensivelmente maior. Um publicitário pode achar interessante fazer uma palestra promocional. Porém, se na véspera seu principal cliente o convocar, adeus compromissos com clientes em potencial. A regra de bolso nesta área é contratar alguém que costuma realizar pelo menos 30 palestras ao ano. Estes têm um nome a zelar. Palestras para grandes públicos requerem preparação contínua e prática constante. Como um bom cirurgião. Cirurgiões eventuais só mesmo para os corajosos.

Autenticidade
Bons palestrantes falam do coração. Eles próprios pesquisaram o assunto no mercado, não em livros acadêmicos. Reengenharia descrita pelo seu inventor é uma palestra fantástica, bem diferente da de quem simplesmente aprendeu o assunto ou copiou.

Organização
Boas palestras são cuidadosamente preparadas. Não é uma ofensa pedir com um mês de antecedência o esboço ou a cópia das transparências. Palestras de improviso são sempre mais arriscadas, às vezes são brilhantes, outras vezes um desastre.
Avalie a organização do seu palestrante desde o seu primeiro contato com ele, pois esta será uma boa indicação do que poderá ocorrer no dia do evento.

Senso de humor
A platéia não é de ferro. Bons palestrantes sabem como ninguém intercalar um assunto sério com alguma frase espirituosa, sempre no contexto, dando à palestra uma sequência agradável.

Talento
Fazer uma boa palestra requer talento, treinamento e muita prática, como em qualquer profissão. Muitos talentos agraciados com o Prêmio Nobel são péssimos palestrantes. Por isso, bons palestrantes são difíceis de se achar.

Um bom palestrante é capaz de salvar um evento mal organizado - comida sofrível, atraso nas bagagens e noites mal dormidas. O contrário infelizmente não ocorre : o melhor hotel, a melhor organização não salva uma palestra mal dada. Finalmente, peça uma avaliação de um evento anterior do palestrante a ser contratado. Bons conferencistas recebem esses relatórios rotineiramente, e terão prazer em lhe ceder uma cópia.

Quando Usar Um Bom Palestrante

Lançamento de Produtos
Nomes renomados atraem clientes. Mas cuidado com palestrantes que dão duzentas palestras por ano: seu cliente já pode tê-lo ouvido falar recentemente.

Motivação de Equipe
Aqui, um palestrante otimista vale ouro. Um que tenha visão correta do futuro deste país.

Atualização
Ninguém mais tem tempo de ler cinqüenta livros, cem revistas e noticiário. Palestrantes só fazem isto e resumem para todos o essencial.

Fonte: http://www.kanitz.com.br